Regulamin świadczenia usług

Postanowienia ogólne

Regulamin dotyczy usług polegających na analizie decyzji konserwatorskich, decyzji administracyjnych związanych z ochroną zabytków, ustaleń planów miejscowych oraz przygotowaniu pism procesowych, w tym odwołań, zażaleń, wniosków i skarg. Usługi świadczone są na rzecz właścicieli, współwłaścicieli, zarządców i wspólnot mieszkaniowych dysponujących tytułem prawnym do obiektu objętego postępowaniem.

Korzystanie z usług oznacza akceptację zasad opisanych poniżej. Jeżeli klient nie zgadza się z którymkolwiek z postanowień, powinien wstrzymać się od zlecenia usługi do czasu wyjaśnienia wątpliwości w toku konsultacji wstępnej.

Zakres świadczonych usług

Oferta obejmuje trzy podstawowe formy współpracy: konsultację indywidualną, audyt decyzji oraz prowadzenie odwołania lub innego środka zaskarżenia. Konsultacja indywidualna polega na rozmowie dotyczącej konkretnej sprawy i wskazaniu możliwych kierunków działania, bez sporządzania odrębnego dokumentu analitycznego. Audyt decyzji obejmuje szczegółową analizę treści decyzji oraz dostępnych akt sprawy, zakończoną pisemną oceną szans wraz z listą możliwych zarzutów. Prowadzenie odwołania obejmuje przygotowanie pisma procesowego, jego złożenie w terminie oraz reprezentację w toku dalszego postępowania przed właściwym organem drugiej instancji.

Zakres każdej usługi jest precyzowany indywidualnie przed jej rozpoczęciem. W przypadku prowadzenia odwołania warunki, w tym wynagrodzenie, ustalane są po zapoznaniu się z aktami sprawy i przed podpisaniem odrębnej umowy szczegółowej.

Zawarcie i rozpoczęcie współpracy

Współpraca rozpoczyna się od zgłoszenia sprawy wraz z przekazaniem decyzji lub innego rozstrzygnięcia, którego dotyczy zapytanie, a także potwierdzenia jego doręczenia. Na tym etapie ustalany jest wyłącznie termin, w jakim strona może podjąć dalsze kroki formalne. Samo zgłoszenie nie jest równoznaczne z zawarciem umowy o świadczenie usługi audytu lub prowadzenia sprawy — do tego niezbędne jest odrębne potwierdzenie warunków współpracy przez obie strony.

Klient zobowiązany jest przekazać dokumenty i informacje zgodne ze stanem faktycznym. Jeżeli przekazane materiały są niekompletne, termin realizacji usługi może ulec wydłużeniu o czas potrzebny na ich uzupełnienie, o czym klient zostanie poinformowany.

Terminy i odpowiedzialność za ich dotrzymanie

Terminy na złożenie środków zaskarżenia w postępowaniu administracyjnym wynikają z przepisów prawa, a nie z ustaleń między stronami. Antravo dokłada należytej staranności, aby pismo zostało przygotowane i złożone w terminie ustawowym, jednak warunkiem tego jest przekazanie przez klienta kompletnych dokumentów odpowiednio wcześnie przed upływem terminu. Zgłoszenie sprawy w ostatnich dniach przed upływem terminu może uniemożliwić rzetelne przygotowanie pisma i nie stanowi podstawy do reklamacji jakości usługi.

W przypadku uchybienia terminowi z przyczyn niezależnych od Antravo, w szczególności z powodu opóźnienia w przekazaniu dokumentów przez klienta, odpowiedzialność za skutki takiego uchybienia nie obciąża wykonawcy usługi.

Wynagrodzenie i płatności

Ceny konsultacji i audytu decyzji są podane w cenniku i mają charakter jawny. Wynagrodzenie za prowadzenie odwołania ustalane jest indywidualnie, po zapoznaniu się z zakresem sprawy, i znane jest klientowi przed podpisaniem umowy szczegółowej. Do podanych kwot doliczany jest podatek od towarów i usług według obowiązującej stawki.

Płatność za konsultację lub audyt jest warunkiem rozpoczęcia realizacji danej usługi, chyba że strony ustalą inaczej w formie pisemnej. Kwota uiszczona za audyt decyzji może zostać zaliczona na poczet wynagrodzenia za prowadzenie odwołania, jeżeli klient zdecyduje się na taką dalszą współpracę w rozsądnym odstępie czasu od wykonania audytu.

Charakter świadczonych usług

Usługi Antravo mają charakter doradczy i proceduralny. Obejmują one analizę dokumentów, przygotowanie pism oraz reprezentację przed organem, natomiast nie obejmują gwarancji określonego rozstrzygnięcia sprawy. Decyzję co do wyniku postępowania podejmuje wyłącznie właściwy organ administracji publicznej lub sąd. Rola Antravo ogranicza się do rzetelnego przygotowania stanowiska strony, wskazania możliwych zarzutów oraz reprezentowania jej interesów w granicach obowiązującego prawa.

Pisemna ocena szans przygotowywana w ramach audytu decyzji stanowi opinię opartą na przekazanych dokumentach i aktualnym stanie prawnym w dniu jej sporządzenia. Zmiana okoliczności faktycznych, uzupełnienie akt przez organ lub zmiana przepisów po sporządzeniu oceny mogą wpłynąć na jej aktualność.

Odwołanie zlecenia i rezygnacja

Klient może zrezygnować z dalszej współpracy na każdym etapie, składając stosowne oświadczenie. Rezygnacja nie zwalnia z obowiązku zapłaty za usługi już wykonane lub rozpoczęte, w szczególności za sporządzoną analizę, przygotowane pismo lub czynności podjęte w toku reprezentacji. W przypadku rezygnacji w trakcie prowadzenia odwołania klient zostanie poinformowany o stanie sprawy oraz o terminach, które pozostają do zachowania samodzielnie lub przez nowego pełnomocnika.

Wydarzenia, webinary i program mentorski

Odrębną kategorią usług są webinary, konferencje oraz program mentorski opisane w kalendarzu wydarzeń. Udział w tych formach współpracy wymaga wcześniejszego zgłoszenia i, w przypadku form płatnych, uiszczenia opłaty w wysokości podanej przy danym wydarzeniu. Liczba miejsc w poszczególnych wydarzeniach bywa ograniczona, a kolejność zgłoszeń decyduje o przyjęciu na listę uczestników. Rezygnacja z udziału powinna zostać zgłoszona z odpowiednim wyprzedzeniem, aby umożliwić zwolnienie miejsca kolejnej osobie oczekującej.

Materiały przekazywane uczestnikom wydarzeń mają charakter informacyjny i edukacyjny. Nie zastępują one indywidualnej analizy konkretnej sprawy administracyjnej i nie powinny być traktowane jako gotowe rozwiązanie dla sytuacji uczestnika bez odrębnej konsultacji.

Poufność

Dokumenty i informacje przekazane w toku współpracy, w tym treść decyzji, akta sprawy oraz okoliczności faktyczne dotyczące obiektu, traktowane są jako poufne i wykorzystywane wyłącznie w celu realizacji zleconej usługi. Informacje te nie są przekazywane osobom trzecim bez zgody klienta, poza przypadkami wynikającymi z obowiązujących przepisów prawa lub niezbędnymi do prowadzenia postępowania przed właściwym organem.

Reklamacje

Zastrzeżenia co do sposobu wykonania usługi klient może zgłosić w formie pisemnej, opisując okoliczności, które budzą wątpliwości. Zgłoszenie powinno nastąpić niezwłocznie po powzięciu wiedzy o okolicznościach uzasadniających reklamację, co pozwala na rzetelne wyjaśnienie sprawy, w tym w razie potrzeby także w kontekście terminów procesowych, które mogły w międzyczasie upłynąć.

Ograniczenie odpowiedzialności

Odpowiedzialność Antravo za szkody wynikłe z realizacji usług ograniczona jest do rzeczywiście poniesionej straty i nie obejmuje utraconych korzyści związanych z hipotetycznym wynikiem postępowania administracyjnego lub sądowego. Antravo nie ponosi odpowiedzialności za decyzje i rozstrzygnięcia podejmowane przez organy administracji publicznej i sądy, niezależnie od stanowiska zaprezentowanego w toku postępowania.

Zmiany regulaminu

Regulamin może być zmieniany w zakresie niezbędnym do dostosowania go do obowiązujących przepisów prawa lub praktyki świadczenia usług. Zmiany nie wpływają na warunki usług już rozpoczętych na podstawie wcześniej ustalonych zasad, chyba że strony postanowią inaczej.

Postanowienia końcowe

W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem zastosowanie mają przepisy powszechnie obowiązującego prawa polskiego, w tym przepisy dotyczące świadczenia usług oraz postępowania administracyjnego, w zakresie w jakim odnoszą się one do przedmiotu współpracy. Ewentualne spory strony starają się rozwiązać w drodze polubownej przed skierowaniem sprawy na drogę postępowania sądowego.